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So rechnest Du Neben- bzw. Betriebskosten richtig ab!

von | 17. Jan 2022 | Finanzen, Steuern

Besitzt du Immobilien oder Eigentumswohnungen, die Du vermietest, bist Du dem Mieter gegenüber verpflichtet, ihn über die jährlichen Nebenkosten zu informieren und ihm eine Abrechnung zukommen zu lassen. Eigentlich handelt es sich nicht um eine Neben-, sondern um eine Betriebskostenabrechnung. Nicht alle Nebenkosten stellen nämlich auch Betriebskosten dar. 

Neben- bzw. Betriebskosten

Rein rechtlich betrachtet handelt es sich hierbei, um Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum bzw. Erbbaurecht am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen sowie des Grundstücks laufend entstehen. Die Kosten sind wiederkehrend und fallen regelmäßig an. 

Neben- bzw. Betriebskosten: entstandene Aufwendungen

Letztendlich sind Betriebskosten nichts anderes als die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für den Gebrauch einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden dürfen. 

Die Mindestanforderungen

Die Aufstellung einer Betriebskostenabrechnung hat natürlich auch seine Tücken. Sie muss nämlich bestimmten formalen Mindestanforderungen entsprechen.

Ist dies nicht der Fall kann der Mieter unter Umständen Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen und das könnte dazu führen, dass Du gegebenenfalls auf den Nebenkosten sitzen bleibst. 

Um den Anforderungen einer makellosen Abrechnung gerecht zu werden, erfährst du jetzt, worauf Du im Einzelnen achten solltest. 

Die Betriebskostenabrechnung

Auf einer Betriebskostenabrechnung musst Du zunächst den Abrechnungszeitraum angeben. Dieser bezieht sich immer auf einen Zeitraum von 12 Monaten. Wichtig ist, dass die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen muss. 

Außerdem musst Du mit der Abrechnung den Mieter informieren, um welche Betriebskosten es sich im Einzelnen handelt. Das können kalte und warme Betriebskosten sein, wobei in kalten Betriebskosten, die Kosten für Heizung und Warmwasseraufbereitung nicht enthalten sind. 

Dabei solltest Du am Besten alle angefallenen Gesamtkosten jeder Kostenart auflisten und zusammenstellen, damit der Mieter auch einen Überblick hat, was überhaupt abgerechnet wurde. 

Neben- bzw. Betriebskosten: Umrechnung auf den Mieter

Welche Betriebskosten Du auf den Mieter umlegen darfst, bestimmt § 2 der Betriebskostenverordnung. Die klassischen, umlagefähigen Kosten sind beispielsweise: Grundsteuer, Wasserversorgung, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Schädlingsbekämpfung und Gartenpflege.

Außerdem auch die Kosten der Schornsteinreinigung, der Sach- und Haftpflichtversicherung und die Kosten für den Hauswart. 

Die Betriebskostenverordnung nennt auch sonstige Betriebskosten.

Aber Vorsicht: du darfst hier nicht willkürlich Betriebskosten abrechnen, denn hiervon werden nur solche Betriebskosten erfasst, auf die eindeutig im Mietvertrag hingewiesen wurde. Das können zum Beispiel Kosten für die Wartung der Rauchmelder oder die Reinigung der Dachrinnen sein. 

Keine Neben- bzw. Betriebskosten

Keine Betriebskosten stellen Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten dar, weil sie nur einmalig und nicht laufend anfallen. 

Für die Abrechnung Deiner Betriebskosten musst Du darauf achten, dass Du nur solche Kosten abrechnest, die von dir im Mietvertrag definiert wurden, denn die Abrechnung anderer Kosten ist unzulässig. 

Der Verteilerschlüssel

Die Betriebskostenabrechnung beinhaltet außerdem die Angabe, wie die Betriebskosten des Hauses auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. Dabei kommt der sogenannte Verteilerschlüssel zur Anwendung. Auf diesen musst Du im Mietvertrag bereits hinweisen. 

Umlegung der Kosten

Für die Berechnung der Kostenverteilung stehen Dir vier Möglichkeiten zur Verfügung. 

Ist der tatsächliche Verbrauch in jeder Wohnung messbar, kannst Du die Kosten exakt auf dem Mieter umschlagen.

Ansonsten kannst Du auch die Kosten nach Anzahl der Personen oder nach Wohneinheit festsetzen.

Gern wird für die Berechnung auch der Anteil der Wohnfläche herangezogen, denn je größer die Wohnung, umso höher ist natürlich der Anteil an den Nebenkosten. 

Gibt es Kosten, die nur durch einen Mieter verursacht wurden (zum Beispiel für eine Schädlingsbekämpfung in einer bestimmten Wohnung) hat natürlich nur der betroffene Mieter die Kosten hierfür zu tragen.

Kostenanteil des Mieters

Neben dem Verteilerschlüssel, muss auch der exakte Kostenanteil des Mieters in der Abrechnung aufgeführt werden. 

Am Schluss müssn noch die vom Mieter geleistete Vorauszahlung zum Abzug  gebracht werden.

Die Nebenkostenpauschale

Neben der klassischen Vorauszahlung kannst Du auch eine Nebenkostenpauschale erheben. Diese wird monatlich festgesetzt und richtet sich nicht nach dem tatsächlichen Verbrauch.

Mit Zahlung der Pauschale sind dann alle laufenden Nebenkosten abgegolten und die Pflicht zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung entfällt in diesem Fall. 

Zusammenfassung: Betriebskostenabrechnung

Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung, auf welche Punkte Du achten solltest: 

  1. Angabe des Abrechnungszeitraums 
  2. Auflistung der angefallenen Kosten 
  3. Erläuterung des Verteilerschlüssels 
  4. Gesamtkostenanteil des Mieters  
  5. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen bzw. der Nachzahlung 

 

Vermietung von Gewerberäumen

Solltest Du Gewerberäume vermieten, gestaltet sich die Betriebskostenabrechnung ähnlich. 

Allerdings ist die Kostenabrechnung umfangreicher, denn sie darf den Umfang der Betriebskostenverordnung überschreiten.

So dürfen Wartungs- und Instandhaltungskosten, aber auch Verwaltungskosten auf den Gewerbemieter umgelegt werden. Einzige Voraussetzung hierfür ist: die Kosten müssen im Gewerbemietvertrag ausdrücklich genannt sein. 

Der Umlageschlüssel

Der Verteilerschlüssel wird im Falle der gewerblichen Miete als Umlageschlüssel bezeichnet. Berücksichtigt wird hier dann die Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjekts. 

Wobei unterschieden werden muss, ob sich die vermietete Gewerbefläche in einem reinen Gewerbeobjekt oder in einem gemischt genutzten Gebäude befindet. In solchen Fällen darfst Du die Wohnraummieter durch die Kostenverteilung nicht benachteiligen.

Aus diesem Grund darfst Du hierbei den Umlageschlüssel nicht anwenden. Die Berechnung richtet sich dann wieder nach dem Verteilerschlüssel, weil hierfür nicht nur die Fläche, sondern auch andere Umstände ausschlaggebend sind. 

Bist Du Dir noch unsicher und möchtest gern, dass Dir jemand mit Rat und Tat zur Seite steht, dann lass dich von jemandem beraten, der täglich mit solchen Fällen zu tun hat. 

Ich helfe Dir gern hierbei! 

Bis dahin, Dein Alexander Küppers!

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